11 Tháng hai, 2026
Trong quá trình thực tập, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra đúng như kế hoạch. Vì lý do cá nhân, sức khỏe hoặc thay đổi định hướng, nhiều sinh viên buộc phải xin nghỉ thực tập giữa chừng. Tuy nhiên, nếu không biết cách xin nghỉ phù hợp, bạn có thể vô tình làm ảnh hưởng đến quyền lợi, kết quả học tập hoặc mối quan hệ với doanh nghiệp.
Trong bài viết này, VietGuru sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ thực tập đúng chuẩn, đầy đủ và chuyên nghiệp, giúp quá trình xin nghỉ diễn ra thuận lợi, minh bạch và không gây bất lợi về sau.
1. Tại sao sinh viên thực tập cần viết đơn xin nghỉ thực tập?
Dù bạn chỉ đang trong thời gian thực tập hay thử việc, việc gửi đơn xin nghỉ vẫn là một bước cần thiết để khép lại hành trình một cách chuyên nghiệp và đúng quy định. Đây không chỉ là thủ tục, mà còn thể hiện thái độ tôn trọng đối với doanh nghiệp và chính bản thân bạn.
Nhiều người cho rằng chưa phải nhân viên chính thức thì không cần làm đơn khi nghỉ. Tuy nhiên, suy nghĩ này có thể khiến quá trình rời đi trở nên thiếu rõ ràng, thậm chí ảnh hưởng đến quyền lợi và đánh giá sau này. Thực tế, một lá đơn xin nghỉ thực tập được trình bày nghiêm túc sẽ giúp cả hai bên chủ động sắp xếp công việc, bàn giao minh bạch và giữ được mối quan hệ tốt đẹp.
Dưới đây là những lý do vì sao sinh viên thực tập hoặc nhân sự thử việc vẫn nên viết đơn xin nghỉ thực tập trước khi kết thúc công việc:
1.1. Thể hiện trách nhiệm, sự chuyên nghiệp
Việc viết đơn xin nghỉ thực tập không chỉ đơn thuần là một thủ tục, mà còn là cách để sinh viên thực tập thể hiện sự nghiêm túc và trách nhiệm với công việc mình từng đảm nhận. Khi bạn chủ động thông báo và kết thúc quá trình làm việc một cách rõ ràng, minh bạch, bạn đang cho thấy mình là người có thái độ chuyên nghiệp ngay từ những bước khởi đầu của sự nghiệp.
Một lá đơn được trình bày chỉn chu sẽ giúp bạn:
- Giữ gìn hình ảnh cá nhân và tạo dấu ấn tốt trong mắt doanh nghiệp.
- Mở ra cơ hội nhận được lời nhận xét tích cực, thư giới thiệu hoặc thậm chí là cơ hội hợp tác trong tương lai.
- Thể hiện sự tôn trọng với quản lý và đồng nghiệp, dù thời gian gắn bó không dài.
Thể hiện trách nhiệm, sự chuyên nghiệp
Đôi khi, cách bạn rời đi còn để lại ấn tượng sâu sắc không kém gì cách bạn bắt đầu.
Xem thêm: Mục lục báo cáo thực tập
1.2. Giúp đơn vị thực tập chủ động sắp xếp công việc
Khi một thực tập sinh hoặc nhân sự thử việc rời đi quá đột ngột, doanh nghiệp thường bị động trong việc phân bổ lại công việc và nhân sự. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ chung mà còn gây áp lực cho những người còn lại trong nhóm. Ngược lại, nếu bạn chủ động thông báo nghỉ một cách chính thức và đúng thời điểm, mọi việc sẽ được sắp xếp ổn thỏa hơn.
Cụ thể, việc viết đơn xin nghỉ thực tập giúp:
- Doanh nghiệp có thời gian tìm người thay thế hoặc điều chỉnh nhân sự, hạn chế gián đoạn công việc.
- Người phụ trách hướng dẫn chủ động lên kế hoạch bàn giao, đảm bảo các đầu việc được chuyển tiếp rõ ràng và đầy đủ.
- Duy trì mối quan hệ tích cực với công ty, từ đó mở ra khả năng hợp tác hoặc hỗ trợ nhau trong tương lai.
1.3. Bảo đảm quyền lợi và hồ sơ thực tập
Dù chưa phải là nhân viên chính thức, nhưng ở nhiều doanh nghiệp, thực tập sinh vẫn được hưởng những quyền lợi nhất định nếu nghỉ việc đúng quy trình. Vì vậy, việc gửi đơn xin nghỉ thực tập không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn bảo vệ quyền lợi của chính mình.
Cụ thể, một lá đơn rõ ràng và đúng thủ tục sẽ giúp bạn:
- Được thanh toán đầy đủ khoản hỗ trợ hoặc lương thực tập (nếu công ty có chính sách chi trả).
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết như xác nhận thực tập, nhận xét đánh giá hoặc giấy chứng nhận từ doanh nghiệp.
- Tránh những hiểu lầm hoặc đánh giá không tích cực do nghỉ việc mà không thông báo chính thức.
Chủ động và minh bạch trong cách rời đi sẽ giúp bạn kết thúc kỳ thực tập một cách trọn vẹn, không để lại những vấn đề phát sinh về sau.
2. Khi nào cần viết đơn xin nghỉ thực tập?
Viết đơn xin nghỉ thực tập đúng lúc và đúng cách không chỉ giúp bạn khép lại công việc một cách văn minh, chuyên nghiệp, mà còn tạo sự thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn chính bạn về lâu dài. Một lời thông báo rõ ràng, lịch sự sẽ giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ và giữ được hình ảnh tích cực trong mắt người khác.
Dưới đây là những tình huống phổ biến mà bạn nên chủ động thực hiện thủ tục viết đơn xin nghỉ thực tập.
2.1. Hoàn thành thực tập đúng kế hoạch
Phần lớn các kỳ thực tập kéo dài từ vài tuần đến vài tháng theo thỏa thuận ban đầu. Khi đã kết thúc đúng thời hạn, bạn vẫn nên chủ động viết đơn xin nghỉ thực tập để khép lại quá trình làm việc một cách chính thức và chuyên nghiệp.
Cụ thể, bạn nên:
- Gửi đơn thông báo hoàn thành thực tập đến công ty.
- Bày tỏ sự biết ơn vì những trải nghiệm và kiến thức đã học hỏi được.
- Chủ động bàn giao lại công việc để mọi thứ được tiếp nối suôn sẻ.
- Xin xác nhận hoặc giấy chứng nhận thực tập (nếu cần cho nhà trường hoặc hồ sơ cá nhân).
2.2. Xin nghỉ thực tập trước hạn
Trong một số trường hợp, sinh viên buộc phải kết thúc kỳ thực tập sớm hơn so với kế hoạch ban đầu. Dù lý do là cá nhân, học tập hay thay đổi định hướng nghề nghiệp, việc xin nghỉ trước thời hạn cần được thực hiện cẩn trọng và đúng quy trình để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi và đánh giá sau này.
Khi rơi vào tình huống này, bạn nên:
- Thông báo sớm với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự để công ty có thời gian sắp xếp công việc.
- Trình bày rõ ràng, trung thực lý do xin nghỉ, giữ thái độ lịch sự và tôn trọng.
- Cam kết hoàn thành hoặc bàn giao đầy đủ các nhiệm vụ đang phụ trách.
- Trao đổi về các thủ tục liên quan như xác nhận thời gian thực tập, đánh giá hoặc hỗ trợ (nếu có).
Xin nghỉ thực tập trước hạn
2.3. Lý do cá nhân (sức khỏe, gia đình, lịch học)
Trong quá trình thực tập, đôi khi bạn sẽ gặp những tình huống ngoài dự kiến như vấn đề sức khỏe, việc gia đình đột xuất, phải về quê hoặc lịch học thay đổi. Khi đó, viết đơn xin nghỉ thực tập là cách thông báo chính thức và rõ ràng nhất để công ty hiểu được hoàn cảnh của bạn.
Việc trao đổi thẳng thắn, lịch sự không chỉ giúp doanh nghiệp kịp thời sắp xếp nhân sự mà còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người quản lý và đồng nghiệp. Sự minh bạch luôn được đánh giá cao, ngay cả khi bạn buộc phải rời đi sớm hơn dự định.
Xem thêm: Đơn vị thực tập là gì
2.4. Không phù hợp với công việc hoặc môi trường thực tập
Không phải vị trí thực tập nào cũng đúng với định hướng hoặc kỳ vọng ban đầu. Nếu bạn nhận ra công việc chưa thực sự phù hợp hoặc không mang lại nhiều giá trị học hỏi, việc xin nghỉ cũng là một lựa chọn cần cân nhắc.
Tuy nhiên, hãy:
- Trình bày đơn xin nghỉ thực tập một cách khéo léo và tôn trọng, tránh phê bình hay đổ lỗi.
- Diễn đạt lý do theo hướng tích cực, chẳng hạn mong muốn tìm môi trường phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp.
- Hoàn tất và bàn giao đầy đủ các nhiệm vụ được giao trước khi rời đi.
Rời đi đúng cách không chỉ giúp bạn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp, mà còn cho thấy bạn là người có trách nhiệm với lựa chọn của mình.
3. Thực tập sinh nghỉ việc báo trước bao nhiêu ngày?
Thời gian báo trước khi nghỉ thực tập không có một con số cố định cho tất cả mọi trường hợp, mà phụ thuộc vào thỏa thuận giữa sinh viên và doanh nghiệp ngay từ đầu. Vì vậy, trước khi viết đơn xin nghỉ thực tập, bạn nên xem lại hợp đồng thực tập, thỏa thuận làm việc hoặc nội quy công ty để nắm rõ quy định cụ thể.
Thông thường:
- Nếu có ký hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản, thời gian báo trước có thể từ 1 tháng hoặc theo điều khoản đã ghi rõ.
- Nếu không có quy định cụ thể, bạn vẫn nên chủ động báo trước ít nhất 1 – 2 tuần làm việc để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điều kiện cho công ty sắp xếp nhân sự.
- Trong trường hợp khẩn cấp (ốm đau, việc gia đình đột xuất…), hãy thông báo sớm nhất có thể và trao đổi thẳng thắn với người quản lý để được hỗ trợ.
Thực tập sinh nghỉ việc báo trước bao nhiêu ngày?
Xem thêm: Giấy giới thiệu thực tập
4. Cách xin nghỉ thực tập đúng chuẩn, lịch sự
Đơn xin nghỉ thực tập không cần quá dài, nhưng bắt buộc phải đầy đủ thông tin và thể hiện sự nghiêm túc. Một lá đơn rõ ràng, súc tích và đúng mực sẽ giúp bạn kết thúc công việc một cách chuyên nghiệp, đồng thời tránh những rắc rối không đáng có về sau.
Dưới đây là những nội dung quan trọng bạn nên trình bày trong đơn:
Thông tin cá nhân
Phần mở đầu cần cung cấp các thông tin cơ bản để công ty dễ dàng xác nhận:
- Họ và tên đầy đủ.
- Tên trường, chuyên ngành mà bạn đang theo học.
- Vị trí thực tập/thử việc và bộ phận làm việc.
- Thời gian bắt đầu thực tập hoặc thử việc.
Thông tin càng rõ ràng, việc xử lý đơn càng nhanh chóng và thuận tiện.
Lý do xin nghỉ
Hãy nêu lý do một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đúng trọng tâm. Bạn không cần trình bày quá chi tiết, chỉ cần đủ để người quản lý nắm được tình hình. Quan trọng nhất là giữ thái độ tích cực, lịch sự và chuyên nghiệp trong cách diễn đạt.
Thời gian nghỉ chính thức
Đừng quên ghi rõ ngày làm việc cuối cùng nhé. Thời điểm này cần phù hợp với thời gian báo trước theo quy định của công ty. Nếu buộc phải nghỉ sớm hơn dự kiến, bạn nên trao đổi trước và trình bày lý do hợp lý để nhận được sự thông cảm.
Lời cảm ơn và thiện chí
Dù thời gian gắn bó ngắn hay dài, hãy dành vài dòng thể hiện sự trân trọng đối với doanh nghiệp, người hướng dẫn và đồng nghiệp. Một lời cảm ơn chân thành sẽ giúp bạn khép lại hành trình thực tập trong sự tôn trọng và thiện cảm.
Cam kết bàn giao công việc
Cuối cùng, bạn nên khẳng định sẽ hoàn tất và bàn giao đầy đủ các nhiệm vụ đang phụ trách. Nếu có công việc quan trọng, hãy chủ động hướng dẫn người tiếp nhận để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Cách xin nghỉ thực tập đúng chuẩn, lịch sự
Xem thêm: Quy định về thời gian thực tập
5. Những lưu ý quan trọng khi xin nghỉ thực tập
Dù bạn là thực tập sinh hay đang trong thời gian thử việc, việc nghỉ việc cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đúng quy trình. Cách bạn rời đi sẽ phản ánh thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn, thậm chí còn để lại ấn tượng lâu dài hơn cả quá trình bạn làm việc.
Dưới đây là những điểm quan trọng bạn nên lưu ý:
Thông báo trước theo quy định
Trước khi nộp đơn xin nghỉ thực tập, hãy xem lại hợp đồng hoặc thỏa thuận thực tập để biết rõ thời gian cần báo trước. Thông thường, doanh nghiệp sẽ yêu cầu báo trước từ 1–2 tuần để kịp thời sắp xếp nhân sự và phân bổ lại công việc.
Nếu bạn buộc phải nghỉ sớm hơn dự kiến, hãy chủ động trao đổi trực tiếp với người quản lý hoặc người hướng dẫn. Một cuộc trao đổi thẳng thắn, lịch sự sẽ giúp hai bên dễ dàng tìm được phương án phù hợp.
Luôn giữ thái độ tích cực, tôn trọng
Dù lý do nghỉ việc là gì, bạn cũng nên duy trì thái độ chuyên nghiệp. Tránh than phiền, chỉ trích công ty hay đồng nghiệp trong đơn xin nghỉ thực tập hoặc khi trao đổi trực tiếp.
Nếu cảm thấy công việc chưa phù hợp, hãy diễn đạt theo hướng tích cực, chẳng hạn như mong muốn tìm môi trường phù hợp hơn với mục tiêu cá nhân. Cách nói khéo léo sẽ giúp bạn rời đi trong sự tôn trọng và giữ được mối quan hệ tốt đẹp cho tương lai.
Những lưu ý quan trọng khi xin nghỉ thực tập
Hoàn tất công việc, bàn giao đầy đủ
Trước khi chính thức nghỉ, hãy đảm bảo các đầu việc đã hoàn thành hoặc được bàn giao rõ ràng. Nếu còn nhiệm vụ dang dở, bạn nên lập danh sách chi tiết, ghi chú tình trạng công việc để người tiếp nhận dễ dàng theo dõi.
Trong khả năng có thể, bạn nên hỗ trợ hướng dẫn người thay thế. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp ổn định nhanh chóng mà còn cho thấy bạn là người có trách nhiệm đến cùng với công việc mình từng đảm nhận.
Xem thêm: Viết thuê báo cáo thực tập
6. Mẫu đơn xin nghỉ thực tập chuẩn cho sinh viên
Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ thực tập được trình bày ngắn gọn, trang trọng và đúng chuẩn. Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mình.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ THỰC TẬP
Kính gửi: Ban lãnh đạo Công ty [Tên công ty]
Phòng/Ban: [Tên phòng ban]
Người hướng dẫn trực tiếp: [Họ và tên]
Tôi là: [Họ và tên], sinh viên trường [Tên trường], chuyên ngành [Chuyên ngành].
Hiện tôi đang thực tập tại vị trí [Vị trí thực tập] từ ngày [Ngày bắt đầu].
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ anh/chị và các đồng nghiệp, qua đó tích lũy thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế quý báu. Tuy nhiên, vì lý do [trình bày ngắn gọn lý do: thay đổi lịch học/sức khỏe/công việc chưa phù hợp/…], tôi làm đơn này kính xin phép được kết thúc kỳ thực tập kể từ ngày [Ngày nghỉ chính thức].
Tôi sẽ hoàn tất các công việc đang phụ trách và bàn giao đầy đủ trước thời điểm nghỉ, đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ chung của phòng ban.
Tôi chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty cùng anh/chị hướng dẫn đã tạo điều kiện để tôi được học hỏi và trải nghiệm trong suốt thời gian vừa qua. Rất mong nhận được sự chấp thuận từ phía công ty.
Trân trọng.
[Họ và tên]
[Ngày/tháng/năm]
Mẫu đơn xin nghỉ thực tập chuẩn cho sinh viên
7. Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ thực tập
7.1. Xin nghỉ thực tập có cần đóng dấu xác nhận không?
Việc đóng dấu xác nhận khi viết đơn xin nghỉ thực tập phụ thuộc vào yêu cầu của nhà trường và quy định của doanh nghiệp. Thông thường, đơn xin nghỉ chỉ cần người quản lý hoặc bộ phận nhân sự ký xác nhận là đủ.
Tuy nhiên, nếu việc nghỉ thực tập liên quan đến hồ sơ nộp về trường (ví dụ: xác nhận kết thúc thực tập sớm, thay đổi đơn vị thực tập…), bạn nên xin thêm dấu mộc của công ty để đảm bảo tính pháp lý và tránh phát sinh vấn đề sau này. Tốt nhất, hãy hỏi rõ giảng viên phụ trách hoặc phòng đào tạo để thực hiện đúng thủ tục.
7.2. Nghỉ thực tập có ảnh hưởng đến điểm hoặc tốt nghiệp không?
Điều này còn tùy vào thời điểm và lý do bạn xin nghỉ. Nếu bạn đã hoàn thành đủ thời gian, nội dung thực tập và được doanh nghiệp xác nhận, việc nghỉ đúng quy trình không ảnh hưởng đến điểm số.
Ngược lại, nếu nghỉ giữa chừng mà chưa hoàn tất yêu cầu học phần, bạn có thể phải đăng ký thực tập lại hoặc làm bổ sung theo quy định của trường. Vì vậy, trước khi quyết định nghỉ, bạn nên trao đổi với giảng viên hướng dẫn để hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch tốt nghiệp.
Nghỉ thực tập có ảnh hưởng đến điểm hoặc tốt nghiệp không?
7.3. Có thể xin nghỉ thực tập qua email không?
Hoàn toàn có thể. Trong nhiều doanh nghiệp, gửi đơn xin nghỉ qua email là hình thức phổ biến và được chấp nhận. Tuy nhiên, email cần được trình bày lịch sự, rõ ràng và đầy đủ nội dung như một đơn chính thức.
Bên cạnh đó, bạn nên trao đổi trực tiếp (hoặc gọi điện) với người quản lý trước khi gửi email để thể hiện sự tôn trọng. Sau khi được chấp thuận, hãy lưu lại email phản hồi để làm căn cứ nếu cần xác nhận về sau.
Dù gửi trực tiếp hay qua email, điều quan trọng nhất vẫn là sự chủ động, minh bạch và chuyên nghiệp trong cách bạn thông báo nghỉ thực tập.
8. Lời kết
Nếu bạn đang trong giai đoạn thực tập và cần hoàn thiện các thủ tục, báo cáo đúng chuẩn theo yêu cầu của nhà trường, VietGuru luôn sẵn sàng đồng hành. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn sinh viên, dịch vụ viết thuê báo cáo thực tập tại VietGuru cam kết nội dung chỉnh chu, đúng cấu trúc, đảm bảo tiến độ và hỗ trợ chỉnh sửa đến khi đạt yêu cầu.
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ cách chuẩn bị đơn xin nghỉ thực tập đúng quy định, đầy đủ nội dung và đảm bảo quyền lợi của mình. Dù vì bất kỳ lý do nào, việc rời đi một cách minh bạch, chuyên nghiệp và có trách nhiệm sẽ giúp bạn giữ được hình ảnh tốt đẹp và mở ra nhiều cơ hội tốt trong tương lai.
