25 Tháng tư, 2026
Trong quá trình tuyển dụng, thư mời phỏng vấn là văn bản do nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên nhằm thông báo lịch phỏng vấn và các thông tin liên quan đến buổi gặp mặt. Một thư mời rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ giúp quá trình trao đổi diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện hình ảnh uy tín của doanh nghiệp. Vậy thư mời phỏng vấn là gì và cách viết ra sao cho chuẩn? Cùng VietGuru tìm hiểu ngay sau đây.
1. Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là văn bản chính thức mà nhà tuyển dụng gửi đến những ứng viên đã vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ. Không chỉ đơn thuần thông báo về thời gian và địa điểm phỏng vấn, nội dung thư còn thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ trân trọng và mong muốn hợp tác từ phía doanh nghiệp.
Đây cũng là “điểm chạm” đầu tiên giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, giúp ứng viên hình dung phần nào về môi trường làm việc, văn hóa công ty. Đồng thời nắm rõ những thông tin cần thiết để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới.
Thư mời phỏng vấn là gì?
Xem thêm: Mẫu CV cho sinh viên chưa có kinh nghiệm
2. Một thư mời phỏng vấn chuẩn cần có những nội dung gì?
Một thư mời phỏng vấn được viết bài bản không chỉ giúp ứng viên nắm rõ thông tin buổi gặp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Để đảm bảo rõ ràng và đầy đủ, thư mời phỏng vấn bao gồm những nội dung quan trọng dưới đây:
2.1. Tiêu đề email chuyên nghiệp
Tiêu đề email nên ngắn gọn, dễ hiểu và thể hiện đúng mục đích. Cách viết phổ biến là nêu rõ tên công ty kèm nội dung thư, chẳng hạn như “Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty]” hoặc “[Tên công ty]_Thư mời phỏng vấn”. Điều này giúp ứng viên dễ nhận diện và không bỏ sót thông tin quan trọng.
2.2. Thông tin vị trí ứng tuyển và tên ứng viên
Trong nội dung thư mời phỏng vấn cần ghi rõ vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển cùng tên người nhận. Chi tiết này giúp tránh nhầm lẫn, đồng thời tạo cảm giác được cá nhân hóa và tôn trọng ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
2.3. Thời gian, địa điểm, hình thức buổi phỏng vấn
Đây là phần quan trọng nhất của một thư mời phỏng vấn. Doanh nghiệp cần cung cấp cụ thể thời gian, địa điểm phỏng vấn (đối với phỏng vấn trực tiếp) hoặc đường link, nền tảng sử dụng (đối với phỏng vấn online như Zoom, Google Meet…). Thông tin càng rõ ràng, ứng viên càng dễ chuẩn bị và tham gia đúng lịch hẹn.
Thời gian, địa điểm, hình thức buổi phỏng vấn
2.4. Người liên hệ và thông tin phản hồi
Thư mời nên kèm theo thông tin của người phụ trách tuyển dụng như số điện thoại hoặc email. Điều này giúp ứng viên dễ dàng liên hệ khi có thay đổi hoặc phát sinh tình huống trong quá trình tham gia phỏng vấn, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
2.5. Hồ sơ hoặc tài liệu ứng viên cần chuẩn bị
Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhà tuyển dụng nên nhắc rõ những giấy tờ hoặc tài liệu cần mang theo như CV, portfolio, hoặc các chứng chỉ liên quan. Việc này giúp ứng viên chủ động hơn và thể hiện sự nghiêm túc với vị trí ứng tuyển.
Xem thêm: Thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển
3. Cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng
Để viết một thư mời phỏng vấn rõ ràng, dễ hiểu và tạo ấn tượng tốt với ứng viên, nhà tuyển dụng có thể thực hiện theo từng bước sau:
Bước 1: Viết tiêu đề email ngắn gọn, đúng trọng tâm
Tiêu đề cần thể hiện ngay mục đích của email để ứng viên dễ nhận biết, ví dụ: “Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty]” hoặc “[Tên công ty]_Invitation Interview”.
Bước 2: Mở đầu bằng lời chào và lời cảm ơn
Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự, sau đó gửi lời cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí của công ty. Điều này giúp tạo thiện cảm với ứng viên ngay từ đầu.
Bước 3: Nêu rõ vị trí ứng tuyển và tên ứng viên
Ghi cụ thể tên ứng viên và vị trí mà họ đã ứng tuyển để đảm bảo tính chính xác, đồng thời giúp cá nhân hóa nội dung thư.
Bước 4: Cung cấp thông tin chi tiết buổi phỏng vấn
Đây là phần quan trọng nhất, cần nêu rõ thời gian, ngày phỏng vấn và địa điểm (đối với phỏng vấn trực tiếp) hoặc đường link, nền tảng họp online (Zoom, Google Meet…). Thông tin càng cụ thể càng giúp ứng viên dễ chuẩn bị.
Cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng
Bước 5: Bổ sung thông tin người liên hệ
Cung cấp tên, email hoặc số điện thoại của người phụ trách tuyển dụng để ứng viên có thể liên hệ khi cần hỗ trợ hoặc có thay đổi đột xuất.
Bước 6: Nhắc về hồ sơ hoặc tài liệu cần chuẩn bị
Nếu cần, hãy liệt kê những giấy tờ ứng viên nên mang theo như CV, portfolio, chứng chỉ… để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi hơn.
Bước 7: Kết thư lịch sự và chuyên nghiệp
Kết thúc thư mời phỏng vấn bằng lời chúc hoặc lời hẹn gặp, thể hiện sự mong đợi được trao đổi trực tiếp với ứng viên trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Xem thêm: Thư từ chối nhận việc
4. Mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến
Dưới đây là các mẫu thư mời phỏng vấn được trình bày linh hoạt, phù hợp với nhiều vị trí và hình thức phỏng vấn khác nhau mà bạn có thể tham khảo và sử dụng.
4.1. Mẫu thư mời phỏng vấn offline qua email
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty]
Kính gửi: [Tên ứng viên]
Công ty chúng tôi xin chúc mừng Anh/Chị đã vượt qua vòng đánh giá chuyên môn vừa qua. Đây là tín hiệu tích cực trong quá trình ứng tuyển vào vị trí mà Anh/Chị quan tâm.
Chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp tại công ty với thông tin cụ thể như sau:
Vị trí ứng tuyển: …………………………
Thời gian: ………………………………..
Địa điểm: ………………………………..
Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, Anh/Chị vui lòng sắp xếp thời gian tham dự đúng lịch. Trong trường hợp có thay đổi hoặc không thể tham gia, xin vui lòng liên hệ lại với chúng tôi qua thông tin bên dưới để được hỗ trợ điều chỉnh:
Số điện thoại: ………………………………..
Email: ………………………………..
Chúng tôi rất mong được gặp và trao đổi trực tiếp cùng Anh/Chị trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng kính chào!
4.2. Mẫu thư mời phỏng vấn online
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn qua điện thoại / Skype – [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí]
[Tên ứng viên] thân mến,
Trước tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn vì bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào công ty.
Qua hồ sơ đã nhận, chúng tôi đánh giá bạn là ứng viên có tiềm năng phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Vì vậy, chúng tôi rất mong được trao đổi trực tiếp với bạn qua một buổi phỏng vấn ngắn bằng điện thoại / Skype để hiểu rõ hơn về bạn cũng như chia sẻ thêm về công ty.
Thời gian phỏng vấn: ………………………………..
Buổi trao đổi này là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp hai bên có cơ hội tìm hiểu và kết nối tốt hơn.
Bạn vui lòng phản hồi email trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
Số điện thoại: ………………………………..
Email: ………………………………..
Chúng tôi rất mong được gặp và trò chuyện cùng bạn.
Trân trọng.
Mẫu thư mời phỏng vấn online
4.3. Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Subject: [Company Name] – Interview Invitation for the [Position Name] Position
Dear [Candidate’s Name],
Thank you for applying for the [Position Name] role at [Company Name]. After reviewing your application, we are pleased with your profile and would like to invite you to an interview to learn more about your experience and discuss the position in detail.
Interview details:
Date: [Date]
Time: [Time]
Location / Platform: [Company Address] or [Online Meeting Platform]
Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]
Please kindly confirm your participation by replying to this email at your earliest convenience. If you need to reschedule or have any questions, feel free to contact us.
We look forward to meeting you and exploring the opportunity of having you join our team.
Sincerely,
[Company Name / Signature]
4.4. Mẫu thư mời phỏng vấn vòng 2
Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn vòng 2 – [Tên công ty] / [Vị trí ứng tuyển]
Kính gửi: [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã tham gia vòng phỏng vấn đầu tiên tại [Tên công ty]. Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, chúng tôi đánh giá cao năng lực và sự phù hợp của bạn với vị trí ứng tuyển.
Vì vậy, chúng tôi trân trọng mời bạn tham gia vòng phỏng vấn thứ 2 để trao đổi sâu hơn về chuyên môn, kỹ năng cũng như định hướng phù hợp với công việc.
Thông tin buổi phỏng vấn:
Vị trí: [Tên vị trí]
Thời gian: [Ngày – Giờ]
Hình thức/Địa điểm: [Phỏng vấn trực tiếp hoặc Online – nền tảng cụ thể]
Người phỏng vấn: [Tên người phụ trách]
Bạn vui lòng xác nhận lịch tham gia bằng cách phản hồi email này. Trong trường hợp cần thay đổi thời gian hoặc có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới:
Email: [Email liên hệ]
Số điện thoại: [Số điện thoại]
Chúng tôi rất mong được gặp lại bạn ở vòng phỏng vấn tiếp theo và tiếp tục trao đổi sâu hơn về cơ hội hợp tác.
Trân trọng,
[Tên công ty / Bộ phận tuyển dụng]
Xem thêm: Cách từ chối nhận việc
5. Ứng viên nên phản hồi thư mời phỏng vấn như thế nào?
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, việc phản hồi nhanh chóng và đúng cách không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp ứng viên tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ đầu. Một email phản hồi phù hợp cần ngắn gọn, lịch sự và đi thẳng vào mục đích.
- Trước hết, ứng viên nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội phỏng vấn.
- Sau đó, xác nhận rõ ràng việc tham gia theo đúng thời gian và hình thức đã được đề cập trong thư mời. Nếu lịch trình phù hợp, hãy thể hiện sự sẵn sàng và mong chờ buổi phỏng vấn.
- Trong trường hợp không thể tham gia đúng thời gian, cần phản hồi sớm kèm lời xin lỗi và đề xuất một khung thời gian khác phù hợp hơn để thể hiện sự chủ động và tôn trọng.
- Cuối thư, nên kết lại bằng lời cảm ơn ngắn gọn và thái độ tích cực, giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng và tăng cơ hội cho các bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.
Ứng viên nên phản hồi thư mời phỏng vấn như thế nào?
6. Lời kết
Nếu bạn đang trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thực tập hay cần hoàn thiện giấy tờ để đảm bảo đúng yêu cầu nhà trường. Dịch vụ xin dấu mộc thực tập tại VietGuru sẽ là một lựa chọn hỗ trợ hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp lệ trong thủ tục.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về thư mời phỏng vấn, từ khái niệm, cách viết cho đến những mẫu thư chuyên nghiệp có thể áp dụng trong thực tế. Một thư mời được trình bày chỉn chu không chỉ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
